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  上海文社艺术基金会档案管理制度

 

文件名        文件编号     审批人     编制日期     生效日期      修订日期

                                                          档案管理制度   CC管理字2016】005             2016.10.10

 

  第一条 目的

  为了建立和完善本基金会档案管理工作,维护档案管理的完整性与安全性,根据《档案法》、《基金会登记管理条例》等有关规定,结合本基金会实际,制定本制度。

  第二条 档案管理要求

  本基金会档案管理工作,要贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规、档案资料完整齐全、保管有序规范、交接手续完备。

  第三条 档案管理员、职责

  本基金会档案,设档案管理员由专人管理,并设立专门存放档案的柜(盒),具备条件的基金会可单独设立档案室。本基金会档案管理人员,保证本基金会及各部门的档案资料齐整完全、安全保密和使用方便。工作变更或调动时,应将所保管的档案移交清楚,办妥交接手续后方可离开岗位。

  第四条 档案的分类、范围

  (一)登记管理资料:登记、变更与备案、年度检查、决策基金会和监察基金会、理事会会议、发展规划和报告、内部管理制度、社会评价等相关材料。

  (二)财务资料:会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、报销凭据、其它财务会计资料等相关材料。

  (三)业务资料:项目和服务从准备、执行、到绩效评估等一系列相关资料。

  (四)劳动人事资料:从业人员、工资福利、劳动合同,考核任用培训等相关资料。

  (五)其他应归档资。

  第五条 档案的收集、归档

  凡应及时归档的资料,由档案管理员负责收集、整理归档、以保证档案的齐全完整,准确无误。

  本基金会的归档资料实行年度归档制度,次年的一月为本基金会档案资料归档期对于本基金会形成的档案材料,按照国家档案管理的有关规定,分别组卷和编制案卷目录,卷内文件材料按规定顺序排列,在每份材料的左上角或右上角加盖戳记,填写页号或件号,并填好卷内目录、立卷人和立卷时间,按时间顺序排列编写案卷号。

  第六条 档案的借阅、归还

  员工借阅档案时,应填写《档案借阅登记表》,写明借阅目的、借阅期。如无特殊原因,借阅期不可隔日,下班之前应将档案归还,如需二次借阅,次日再次办理借阅手续。

  非本基金会人员借阅档案,应填写《档案借阅登记表》后经基金会负责人核批,方可借阅。

  借阅人须爱护档案资料,保证档案资料的安全与保密,不得擅自抄录、翻印、转借或损坏,不得抽走卷内任何材料。

  借阅的档案归还时,档案管理人员必须认真查验,如发现遗失、损坏或其他异常情况应向基金会负责人反映,视情节轻重给予相应处罚。

   

  第七条  电子档案的归档管理

  本制度所称的电子文件是指:在数字设备中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字,设备阅读、处理,并可在通信网上传送的文件。

  归档的电子文件按本制度归档范围确定。

  为维护电子档案安全,每年12月对归档的电子文件进行备份处理。

  第八条 档案的保管期限

  本基金会档案资料的保管年限分为永久保存和定期保存。其中,登记管理资料、业务资料、劳动人事资料等永久保存。其他档案资料按国家相关档案的保管期限办理。

  第九条 档案的销毁

  本基金会任何个人和部门非经允许不得擅自销毁本基金会档

  案资料。

  档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作,对应销毁的档案资料应填写《档案销毁审批表》,经基金会相关负责人批准方可销毁。

  档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行

  销毁工作,并做好监销记录。

  第十条 责任

  违反本制度规定,基金会将追究相关人员责任。对基金会造

  成损失或不良社会影响的,视情节轻重给予处分或责令赔偿,

  构成犯罪的,依法追究法律责任。

   

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